Sitio Web para Gestión Documental

A continuación de detalla aspectos generales que se aspira disponer la nueva plataforma de gestión documental electrónica : Perfil de Usuario : El sistema podrá administrar usuarios asociados a distintas funciones, el cual debe asegurar la confidencialidad e integridad del portal, para ello se contará con reglas, permisos, grupo y reporte de auditoría. Se podrá proponer integrar con herramientas de Single Sign On. Carga archivos : El sistema deberá permitir incorporar documentos con firma digital, como aceptar documentos escaneados al cual se lo asocia una categoría, tipo de documento, número de trámite, organización/empresa a la que pertenece, estado y tema. Captura y procesamiento : Permitirá aceptar y procesar archivos que entra dentro del sistema a través de otras fuentes como cámaras o escáneres, se podrá incorporar un motor OCR integrado al sistema que permita capturar la información contenida en los documentos, para su posterior gestión de acuerdo a los parámetros que se consulten. Indexación: Toda la documentación digital que accede al portal se identificará con categorías, tipo de documento y otra importación que se considere importante, para así clasificarlo correctamente, como prueba de integridad a fin de hacer un uso adecuado del archivo. Metadatos: Básicamente, se trata recopilar de información clave del documento la cual no es leída desde los visualizadores. Puede estar contenida dentro del archivo tal como : nombre del autor, asunto, las palabras clave, fecha de creación y modificación. Esta funcionalidad de metadatos, permite al usuarios auditar el contenido a fin de validar su integridad. Colaboración: A un nivel básico el gestor documental debe permitir al usuario autorizado, acceder a distintos tipos de documento. El documento debe ser protegido de la interferencia de otros usuarios mientras un compañero está editando el archivo. para ello se dispondrá de una funcionalidad de de edición en línea , mientras éste sigue siendo accesible para consultar su contenido. Validación: La publicación de archivos tendrán un proceso que permite identificar los archivos que no cumplen algún criterio dentro del checklist parametrizable. En caso de que no se cumpla algún criterio, el gestor notifica vía correo electrónico la irregularidad. Workflow: Contará con un motor workflow configurable que permiten construir un flujo de trabajo, con actividades por estado, asociados a documentos los cuales hace posible gestionar administrativamente, de forma que se cumplan todos los requisitos de trabajo. Búsqueda: el sistema de gestión debe permitir localizar rápidamente la información, tanto la búsqueda por texto libre, como la más sofisticada a partir de los metadatos del archivo. Es deseable que se puede buscar por contenido palabras, categorías, cuerpo del documento por nombre, por palabras clave, por autor, por rango de fechas, por tema, por tipo documento u organismo que de competencia en el documento. Publicación: Dispondrá de una consulta pública a determinados documentos en formato PDF, supone que ese archivo ha sido revisado, y aprobado para tal fin; de forma que se evita cualquier inexactitud o error que pueda afectar al público objetivo. En este sentido a través de la nueva plataforma ofrecerá el entorno ideal para poner a disposición del público en general como así también indicadores sobre la normativa general. Garantizar Documento : La función brindará seguridad jurídica al documento, mediante el registro hash de comprobación de integridad con sello de tiempo o timestamping y/o la posibilidad de firmado digitalmente a través de certificado digital l firmado digitalmente por un certificador de la República Argentina. Parámetros : El portal dispondrá de opciones de configuraciones en donde se podrán administrar variables de sistemas, correo electrónico, características adicionales como la cabecera, los encabezados de página, colores y de tipografías, entre otros